Antecedentes

El 29 de noviembre de 2012, se publica El ACUERDO por el que se emiten los lineamientos dirigidos a asegurar que el Sistema de Contabilidad Gubernamental facilite el Registro y Control de los Inventarios de los Bienes Muebles e Inmuebles de los Entes Públicos.

Marco jurídico

El marco jurídico relativo al control y registro de los bienes muebles e inmuebles está soportado en:

      i.        Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG).

     ii.        Ley de Responsabilidades de los servidores públicos.

   iii.        Acuerdos.

    iv.        Postulados básicos de contabilidad gubernamental.

Definición de activo

De conformidad con las “Principales Reglas de Registro y Valoración del Patrimonio (elementos generales)”, un activo es un recurso controlado por un ente público, identificado, cuantificado en términos monetarios, del que se esperan fundadamente beneficios futuros, derivado de operaciones ocurridas en el pasado, que han afectado económicamente a dicho ente público.

De igual manera se señala que la capacidad de generar beneficios económicos o sociales futuros es la principal característica fundamental de un activo.

Acuerdo por el que se Reforman las Reglas Específicas del Registro y Valoración del Patrimonio 

B. Reglas Específicas del Registro y Valoración del Activo

Obras públicas

En el sector público se tendrán que identificar para su manejo y registro contable tres tipos de obras:

a) Obras públicas capitalizables

Aquéllas realizadas por el ente público en inmuebles que cumplen con la definición de activo y que incrementen su valor. Cuando se concluya la obra, se deberá transferir el saldo al activo no circulante que corresponda y el soporte documental del registro contable será el establecido por la autoridad competente (acta de entrega-recepción o el documento que acredite su conclusión).

b) Obras del dominio público

Aquéllas realizadas por el ente público para la construcción de obra pública de uso común. Al concluir la obra, se deberá transferir el saldo a los gastos del período en el caso que corresponda al presupuesto del mismo ejercicio; por lo que se refiere a erogaciones de presupuestos de años anteriores, se deberá reconocer en el resultado de ejercicios anteriores para mostrar el resultado real de las operaciones del ente público a una fecha determinada.

c) Obras transferibles

Aquéllas realizadas por un ente público a favor de otro ente público. Éstas deberán permanecer como construcciones en proceso hasta concluir la obra, en cuyo momento se deberán reclasificar al activo no circulante que corresponda, teniendo como soporte el acta de entrega-recepción o la documentación justificativa o comprobatoria. Una vez aprobada su transferencia, se dará de baja el activo, reconociéndose en (i) gastos del período, en caso de corresponder al presupuesto del mismo ejercicio; o (ii) el resultado de ejercicios anteriores, por lo que se refiere a erogaciones de presupuestos de años anteriores.

d) Inversiones consideradas como infraestructura

Son activos no circulantes, que:

·         Se materializan por obras de ingeniería civil o en inmuebles;

·         Son utilizados por la generalidad de los ciudadanos o destinados a la prestación de servicios públicos;

·         Son obtenidos a título oneroso o gratuito, o construidos por el ente público;

·         Son parte de un sistema o red, y

·         Tienen una finalidad específica que no suele admitir otros usos alternativos.

La inversión en infraestructura, mientras se encuentre en proceso, se registra en “Construcciones en proceso en bienes de dominio público” o “Construcciones en proceso en bienes propios”.

Una vez concluida, la inversión realizada se registrará en el rubro correspondiente atendiendo los términos antes mencionados.

Del registro patrimonial

La LGCG (Art. 23) hace el señalamiento de la obligación del registro de los bienes muebles e inmuebles que a continuación se señalan:

I.      Los inmuebles destinados a un servicio público conforme a la normativa aplicable; excepto los considerados como monumentos arqueológicos, artísticos o históricos conforme a la Ley de la materia;

 

II.      Mobiliario y equipo, incluido el de cómputo, vehículos y demás bienes muebles al servicio de los entes públicos, y

 

III.     Cualesquiera otros bienes muebles e inmuebles que el consejo determine que deban registrarse.

Asimismo, en la cuenta pública incluirán la relación de los bienes que componen su patrimonio conforme a los formatos electrónicos que apruebe el consejo.

Los entes públicos deben contar con un sistema que registrará de manera armónica, delimitada y específica las operaciones presupuestarias y contables (Art. 16 LGCG). Asimismo, el sistema deberá facilitar el registro y control de los inventarios de los bienes muebles e inmuebles (Art. 19, Fracc. VII LGCG), debiendo realizarse en cuentas específicas del activo, las cuales estarán alineadas tanto conceptualmente como en sus principales agregados, al plan de cuentas que emite el Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC).

Del inventario de bienes muebles e inmuebles

Concepto de Inventario

Se establece en la LGCG Art. 4, que inventario es la relación o lista de bienes muebles e inmuebles y mercancías comprendidas en el activo, la cual debe mostrar la descripción de los mismos, códigos de identificación y sus montos por grupos y clasificaciones específicas.

Inventario y valor de registro mínimo en bienes inmuebles

Se establece como obligación que los entes públicos deberán llevar a cabo el inventario de bienes que se establecen en el Art. 23, los cuales componen su patrimonio, estableciéndose como obligación que esté debidamente conciliado con los registros contables. Igualmente se señala que en el caso de los bienes inmuebles, no podrá establecerse un valor catastral inferior al que le corresponda.

Plazo para la integración del inventario

Asimismo, es conveniente señalar que la nueva LGCG en su Art. 7 Transitorio, establece plazos para realizar los inventarios de bienes e inmuebles y su registro contable con base en las reglas de registro y valoración del patrimonio, estipulando como fecha límite el 31 de diciembre de 2014 para la Federación, las Entidades federativas y sus respectivos entes públicos. Los Municipios y sus entes públicos tendrán de plazo a más tardar el 31 de diciembre de 2015.

Plazo para registro de las altas de bienes muebles e inmuebles en el inventario

Se establece un plazo de 30 días hábiles para el registro en el inventario físico de los bienes que se adquieran, de conformidad con el Art. 27 de la LGCG.

Publicación del inventario

El inventario de los bienes debe ser publicado a través de internet y actualizado por lo menos cada 6 meses (Art. 27 LGCG).

Transición de una administración a otra

Cuando se realiza la transición de una administración a otra (Art. 31 de la LGCG), se establece que los bienes que no se encuentren inventariados o estén en proceso de registro y se hubieren recibido o adquirido durante el encargo de la administración, deberán ser entregados oficialmente a la administración entrante a través de un acta de entrega y recepción; en consecuencia, la administración entrante realizará el registro e inventario a fin de dar cumplimiento a la LGCG.

Altas y bajas de bienes

Causales de altas de bienes muebles:

a)    Adquisición

b)    Donación

c)     Transferencias

d)    Uso en comodato

Verificando que el bien cumple con las condiciones técnicas requeridas al momento de la adquisición. Para ello debe generarse los números de inventario, rotularse y elaborar el resguardo.

Deberá asignarse destino al bien, identificando al responsable de su custodia, quien tendrá el cargo de administrador de control patrimonial.

Causales de altas de bienes inmuebles:

1) Adquisición,

2) Nacionalización,

3) Expropiación,

4) Donación,

5) Regularización, etc.

Lo anterior, considerando la normativa aplicable en cada caso.

Conceptos por bajas de bienes muebles

Los registros contables reflejarán, en la cuenta específica del activo que corresponda, la baja de los bienes muebles e inmuebles. El consejo emitirá lineamientos para tales efectos (Art. 28 LGCG).

La baja de los bienes muebles puede darse por diferentes circunstancias, entre las cuales se pueden mencionar las siguientes:

a)    Enajenación

b)    Donación

c)     Obsolescencia

d)    Pérdida por siniestro

e)     Extravío

Cabe señalar que toda baja deberá contar con la autorización respectiva y afectarse el inventario de la entidad.

De conformidad con las Principales Reglas de Registro y Valoración de Patrimonio (reglas generales), la vida de un activo está limitada por su capacidad de producir beneficios futuros; por lo tanto, cuando esta capacidad se pierde parcial o totalmente, debe procederse a disminuir o eliminar el valor del activo, reconociendo en el estado de actividades un gasto en la misma medida o directamente en la hacienda pública / patrimonio, en su caso. Cuando exista incertidumbre en cuanto a la baja de valor de un activo debe determinarse una estimación que reconozca esa pérdida de valor.

Proceso de registro del departamento de control patrimonial

Se ejemplifica el proceso en lo establecido por el Estado de Guanajuato, de acuerdo a los Lineamientos Generales de Control Patrimonial de la Administración Pública Estatal, los cuales son aplicables las Dependencias y Entidades que integran la Administración Pública Estatal.

Bienes Inmuebles

La Dirección de Control Patrimonial (DCP), deberá contar con el contrato o acuerdo administrativo, a fin de otorgar el uso de bienes inmuebles de propiedad estatal. Éstos se pueden adquirir por compraventa, donación, transmisión de la propiedad a título gratuito, dación en pago, permuta, expropiación, adjudicación o cualquier otra forma de apropiación lícita.

La conservación, mantenimiento, vigilancia y administración en general de los bienes inmuebles del Estado, quedará a cargo de quienes los tengan en uso, destino o por quien posea atribuciones sobre los mismos, debiendo atender las disposiciones legales y reglamentarias aplicables.

Las Dependencias o Entidades, adquieran o regularicen inmuebles a favor del Estado por cualquier vía, deberán remitir a la DCP dentro de los 15 días naturales siguientes a la obtención del testimonio, la escritura pública o el instrumento correspondiente a fin de realizar la inscripción o baja conducente en el Padrón de la Propiedad Inmobiliaria Estatal. Una vez que proceda el alta respectiva, la DCP remitirá oficio a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental de la Secretaría, para que se efectúe el registro contable del activo.

Para la asignación de valores de los bienes inmuebles que se registren en el Padrón de la Propiedad Inmobiliaria del Estado, la DCP deberá apegarse estrictamente a los montos consignados en escritura pública y correspondientes avalúos, sin que en ningún caso sean inferiores al valor catastral que les corresponda.

Depreciaciones y amortizaciones de los bienes muebles e inmuebles

Podemos señalar que depreciación es la disminución del valor de un bien por el uso del mismo.

El porcentaje de depreciación y amortización aplicable a los bienes muebles e inmuebles mencionados en este artículo vienen establecidas en las Reglas específicas y valoración del patrimonio a) Parámetros de Estimación de Vida Útil, emitidas por la CONAC.

Conclusión

El manejo adecuado tanto en el registro, como en la valuación y control de los bienes muebles e inmuebles, es de suma importancia a fin de dar cumplimiento con la Ley General de Contabilidad Gubernamental, así como a los lineamientos, normas y acuerdos emitidos por la CONAC “Consejo de Armonización Contable”.

Es indispensable que lo entes gubernamentales establezcan los controles adecuados inherentes a los movimientos de los bienes muebles e inmuebles, por concepto de altas y bajas, por cualquier tipo de concepto, a fin de llevar un control estricto de los mismos. 

Cordialmente,

Kreston BSG^® México

Para más información, escríbenos a contacto@krestonbsg.com.mx

Autor:

C.P.C. Ernesto Castro López,

Gerente de Auditoría sede León